Les briefs clairs font les bons projets !

Vu sur le blog de Matthew Stibbe, cet homologue londonien - dont j'ai déjà eu l'occasion de vous faire partager une trouvaille (Jarretelechocolat ou vacourirdemain ?) : LE modèle de brief qu'il renseigne, avec ses propres mots précise-t-il, et fait valider par ses clients avant de rédiger la première ligne de toute commande éditoriale.

« Clean briefs make good projects (or, as they used to say in the Cold War : Y-fronts prevent fallout) », écrit-il. Pour la compréhension de cette virile citation, je ne donnerais d'un indice : y-fronts = slip kangourou !

Bien que n'ayant que peu d'expérience dans les « y-fronts », je partage totalement le point de vue de l'auteur du blog Bad Language. Voilà pourquoi je me suis livrée au périlleux exercice de la traduction pour en faire profiter tous mes clients – et futurs clients ! – francophones. (tous commentaire, correction, précision sur cette transposition seront les bienvenus).

Voici donc la structure du cahier des charges que tout client sympa devrait préparer et tout bon rédacteur, compléter. Avec, entre crochets, mes remarques.

• Titre :
  Le nom du document ou du projet

• Client :
  les coordonnées de la personne qui commande la prestation mais aussi de celle qui sera mon interlocuteur principal, sans oublier de mentionner l'identité et la fonction de celle qui, en dernier ressort, valide et donne le bon à tirer.

• Objectifs :
  Qu'attend le client des feuillets qui vont être écrits ? Que doivent-ils déclencher ? Ces objectifs sont-ils cohérents et réalistes ? [ici, j'ai pour ma part l'habitude de distinguer deux types d'objectifs :
• •  ceux affichés : je veux présenter mon entreprise, je veux expliquer telle modification législative, etc.
  • et les sous-jacents : je veux qu'on me distingue très clairement de mon principal concurrent ou, au contraire, je veux qu'on comprenne tout de suite de je fais la même chose que tel leader de ce marché, je ne veux pas saturer mon service d'assistance clients avec des questions relatives à telle réglementation qui impacte indirectement mon produit, etc.]

• Longueur :
  Combien de mots, de pages ? Il est étonnant de constater combien les clients négligent ce point pourtant fondamental pour le rédacteur. Les mots [les caractères, blancs compris] sont notre fond de commerce et leur décompte, la mesure de notre travail !

• Cible :
  Qui est visé par ce projet ? Plus j'aurais de détails sur le public, meilleur sera mon travail. Il faut fournir le plus d'informations possibles sur le lecteur type. Que lit-il d'autre ? Quelles sont ses préoccupations, ses priorités ?

• Vocabulaire :
  Quels sont les mots ou les expressions dont nous pouvons supposer qu'ils sont compris de notre cible ? Ecrire par exemple pour des informaticiens requiert un vocabulaire différent que d'écrire pour des docteurs. Quels sont les termes que nous devons absolument utiliser ET expliquer ? Un soin particulier sera porté aux mots et expressions qui signifient beaucoup pour le client mais rien pour le lecteur.

• Style :
  Français courant ou français châtié ? [Anglophone, Matthews Stibbe demandait initialement à préciser anglais ou américain]. Etudes de cas, communiqués de presse et, notamment, livres blancs : tous ces documents répondent à des usages et des publics différents d'où la nécessité de définir exactement le format le plus indiqué. Le cas échéant, prendre des exemples : le texte devra être lu comme le serait un article de The Economist ou du Financial Times.
  Des procédures spéciales sont-elles à respecter : ton de voix, marque déposée, style ? Dans l'affirmative, sont-elles fournies et qui peut me les présenter et m'assister dans leur prise en compte correcte.

• Synthèse :
  Un long paragraphe ou un sommaire sous forme de liste à puce reprenant le déroulement et les principaux points du document ?

• Format de livraison :
  Microsoft Word ? HTML ? Les illustrations sont-elles à fournir ? Des notes préparatoires, bibliographiques ? Les documents destiné à la publication en ligne sont écrits différemment, aussi la précision du format de livraison est-elle particulièrement importante.
  [Au-delà du format de livraison, j'ai pour habitude de demander à mes clients s'ils prévoit de décliner le document ou le texte sur un autre support que celui indiqué dans la commande. Il est toujours plus pertinent – et rentable – de prévoir ces « duplications » que nous saurons parfaitement adapté aux spécificités de chacun des supports ou des médias !]

• Tiers intervenants :
  D'autres personnes doivent-elles être impliquées, soit parce qu'elles fournissent du contenu, soit qu'elles le valident ? Typiquement, les agences de relations publiques ou de communication.

• Ressources fournies par le client :
  Que peut me fournir mon client pour m'assister dans la rédaction de son document ? Planification d'entretiens, accès aux porte-paroles, exemples, rapports, données diverses... Idéalement, ce paragraphe liste tout ce qui est à préparer ou faire par le client qui ainsi en a une vision claire.

• Honoraires, droits, délais :
  Quels sont les supports et les diffusions prévues ? Les droits d'auteur sont-ils cédés ou limités ? Quels sont le délai et la date-limite finale ? le tarif et le délai de règlement ? Qui valide en dernier lieu ? Quels sont les exclusivités et puis-je, par exemple, utilisé ce document pour ma propre publicité ? Y a-t-il une clause de confidentialité ?

• Conditions de ventes :
  Vous savez, le texte écrit en tout petit en bas de toutes les commandes !

Avec un cahier des charges aussi complet, c'est sûr, nous ne pouvons faire que du bon boulot (lisez ou relisez le billet Visez la bonne pomme sur la bonne tête… et libérez votre plume ! ).

Marielle

Connaissez-vous la carte heuristique et accepteriez-vous un cahier des charges sous cette forme… ?

L'adage selon lequel un schéma vaut mieux qu'un long discours devrait vous mettre sur la piste !

Le mind mapping, littéralement schéma de la pensée ou, en bon français, carte heuristique (= qui sert à la découverte), est une méthode d'une évidence telle que l'on pourrait en négliger tout le potentiel.

Technique tout à la fois de prise de notes, de présentation, de synthèse, d'analyse, de mémorisation, de créativité, de gestion de projet ou encore de prise de décision…, la carte heuristique repose sur le constat que, dans le cerveau, les idées ne s'organisent pas de manière linéaire, comme la culture de l'écrit nous l'impose, mais qu'elles irradient, s'associent et finissent par créer un réseau. "Mapper" ses idées revient donc à placer au centre de la page l'objet central à traiter et à déployer autant de branches que d'association d'idées. Les deux corollaires indispensables à la maîtrise de la carte heuristique sont le mot clé et le dessin.

Il s'agit à mon sens d'un outil de communication, au sens premier du terme, d'où ce billet dans notre carnet de notes.

Pour en savoir plus, je vous renvois sur le site petillant.com (plan ci-contre), concocté par les auteurs de l'ouvrage par lequel j'ai découvert cette technique : "Organiser vos idées avec le Mind Mapping" – JL Deladrière, F. Le Bihan, P. Mongin et D. Rebaud, édition Dunod.

Voir aussi cet instructif blog de jeunes documentalistes.

La technique nous vient des Etats-Unis, mise au point et formalisée par Tony Buzan ("Dessine-moi l'intelligence, guide d'accès à la dynamique mentale" – Les Editions d'Organisation), d'où le ton parfois boy scout (!) et, bien sûr, une indéniable recherche d'efficacité.

Je donc fais mes premiers pas dans l'exploitation de cette nouvelle ressource. J'ai dessiné le cahier des charges pour la refonte du site internet du Club de la Communication Toulouse-Midi-Pyrénées. N'étant pas une grande dessinatrice mais plutôt une bonne utilisatrice d'informatique, je me suis servie du logiciel libre Freemind. Et voilà le résultat !

Cliquez ici pour la voir en grand : clubcom_map.2.jp (reproduite ici avec l'aimable autorisation du Club de la Communication)

J'aimerais connaitre votre avis sur ce type de document. Comment personnellement recevriez-vous un tel cahier des charges, que vous soyez le maître d'ouvrage ou le maître d'œuvre ?

 

Marielle